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dépôt des thèses [2] fonctionnalités

Environ 650 thèses sont soutenues par an à Aix-Marseille Université, la fonctionnalité principale du guichet est la gestion du workflow de dépôt légal : dépôt de thèse version de soutenance/corrigée, contrôle du directeur de thèse, export vers STAR. Plusieurs dizaines d’emails peuvent être envoyés tous les jours pour alerter de l’ouverture du guichet, rappeler un retard de dépôt, demander la vérification des fichiers, signaler la validation d’un dépôt.

  • Le doctorant renseigne le titre traduit, les résumés et les mots clés, dépose ses fichiers, renseigne les droits de diffusion, télécharge son contrat de diffusion prérempli et valide.
  • Le directeur de thèse reçoit le lendemain de la soutenance un message de demande de vérification du dépôt. Il place la thèse en attente de corrections mineures/majeures ou valide.
  • En cas de corrections demandées, le guichet est réouvert pour second dépôt et retour dans le circuit de vérification (1 fois).
  • Quand tous les états sont OK, la thèse est exportée vers STAR pour traitement.

tous les états du workflow sont éditables en administration du backoffice

tous les emails du workflow sont éditables en administration du backoffice

dépôt des thèses [2] interfaces [2]

Plus d’un an après la phase de maquettage, nous avons mis en production la nouvelle version du guichet de dépôt légal des thèses AMU (6 mois de développement). Je détaille ici les éléments de l’interface et j’aborderai dans un prochain billet les aspects plus fonctionnels.

Sur la méthode, nous avons travaillé en binôme. Laure Denoix a développé l’application avec le framework Symfony alors que je réalisais les spécifications, l’interface et les tests. La simplicité d’utilisation du moteur de template Twig nous a permis de répartir les rôles et de mettre en place une vraie collaboration lors de la construction de l’application.

Interface doctorant

  1. page d’accueil
    1. rappel de l’obligation de dépôt légal
    2. procédure de dépôt et de contrôle par le directeur de thèse
    3. modalité de signalement des sujets et de diffusion des thèses
    4. sélection de la langue : français/anglais (en cours de traduction)
  2. page d’informations administratives (authentifiée)
    1. issues du système de gestion de scolarité Apogée : identité, titre de la thèses, mention du diplôme, directeur de thèse, rapporteurs, membres du jury, confidentialité
    2. informations utilisées pour le signalement du sujet en préparation et de la thèse soutenue ainsi que l’édition du diplôme
    3. doivent figurer sur la page de titre de la thèse
    4. demandes de correction de ces informations transmises automatiquement au gestionnaire de scolarité concerné
  3. page résumés et mots clés (authentifiée)
    1. renseignement du titre traduit, des résumés et des mots clés
    2. champs contrôlés pour UTF-8, pour la limite de 1700 caractères avec un compteur visuel de caractères restants/en trop
  4. page dépôt des fichiers (authentifiée)
    1. dépôt du fichier principal en PDF et des fichiers complémentaires en XML, TXT, MP4, GIF, PNG, etc.
    2. test de conformité des fichiers pour archivage PAC : interrogation du web service FACILE
  5. page de validation (authentifiée)
    1. renseignement des droits de diffusion et validation du dépôt
    2. téléchargement le contrat de diffusion pré-rempli

exemple page résumés et mots clés :

exemple page dépôt des fichiers

Interface directeur de thèse (privée)

  1. page validation par le directeur de thèse
    1. téléchargement des fichiers
    2. validation ou mise en attente de corrections

exemple page validation par le directeur de thèse

Interface gestionnaire (authentifiée)

  1. page dépôts
    1. liste cherchable, triable, sortable, exportable, de tous les dépôts
    2. visualisation des états du guichet pour chaque enregistrement
    3. export vers STAR par web service en un clic (import complet)
    4. lien vers espace de dépôt (interface doctorant)
    5. lien vers la gestion individuelle du workflow (modification, historique, ajout d’une adresse complémentaire pour le directeur de thèse, lien vers la page de validation par le directeur de thèse)
  2. page modification des libellés de l’application
  3. page modification des emails du workflow
  4. page de gestion des destinataires du workflow (gestionnaires de scolarité)
  5. page d’administration des relances du workflow (fréquence et délai)

exemple page dépôts

dépôt des thèses [2] interfaces [1]

La refonte de l’interface du guichet de dépôt des thèses AMU intervient dans le cadre du projet « Faciliter l’accès aux thèses » inscrit au schéma directeur du numérique de l’université.

Ce travail est en cours, voici donc comment nous travaillons.

Nous avons réalisé avec Marion Laurent, bibliothécaire membre du groupe de travail, une première ébauche au crayon des différents écrans. Ce premier travail nous a permis de réduire le nombre d’écran à 5 au lieu de 7 précédemment. Pour cela, nous avons regroupé les pages de téléversement du fichier principal et des fichiers complémentaires et intégré l’action de validation du dépôt sous la forme d’une fenêtre d’alerte modale. A cet étape, nous avons également pensé les dispositifs d’assistance et de demande correction des informations en utilisant systématiquement des formulaires.

chemin

Nous avons ensuite réalisé un prototype non fonctionnel afin de tester les éléments d’interaction tout au long de la procédure de dépôt et sur l’interface d’administration.

Guichet de dépôt électronique des thèses

Cette maquette va évoluer en fonction des commentaires et préconisations des membres du groupe de travail dans InVison.

InVision

La phase suivante devrait faire intervenir des beta testeurs puis se sera la phase d’implémentation avec Laure Denoix, chargée du développement de l’application.

formation des doctorants [3] ateliers LaTeX

Au premier semestre 2015 j’ai animé 4 ateliers d’initiation à LaTeX pour les doctorants d’Aix Marseille Université. Ces stages ont permis de former 63 doctorants dans le cadre de la formation scientifique « outils, langages, compétences transverses » mise en place par le collège doctoral.

Les sessions précédentes m’ont permis de mieux évaluer les besoins et surtout les craintes des doctorants au début de l’apprentissage de la syntaxe LaTeX. J’ai ainsi appris que dire ne sert à rien, montrer n’est pas suffisant et qu’il faut finalement pratiquer pour ne pas être découragé avant même de l’avoir essayé mais surtout pour favoriser d’emblée l’autonomie.

Toutes les sessions sont précédées d’une install party sans inscription pour que les stagiaires puissent travailler directement dans leur environnement de travail lors du TP de 2 heures. Les distributions pour MacOS, Windows et Linux sont mises à disposition sur des clés USB et l’on réalise les premiers paramétrages : encodage UTF-8, compilation avec biber, etc.

installparty

 

Voici le déroulé du TP au cours duquel les stagiaires ont réalisé un premier document en y intégrant un sommaire, une bibliographie et un index.

* Thèses électroniques : contenu, présentation et interactivité
> exemple électronique/papier
* Langages de balisage pour des documents structurés
> XML, Markdown, LaTeX
* Le texte, que le texte : Markdown
> lisible, portable exemple
* Réaliser un premier document
– préambule
— classe
– corps
— environnement
— \commande{argumentNOM}[paramètreOPTION]
* Classes et extensions LaTeX
> ECM
– Complet : l’exemple doit être compilable sans ajouter une seule ligne.
– Minimal : l’exemple ne doit pas contenir une ligne de code superflue.
— commentaires
— extensions
* Commandes, environnements, étiquettes et références
> Chapitrage
— fichiers
— sommaire
> Commande personnelle
\newcommand{\formeabrégée}{forme complète}
— numérotation
* Gestion des bibliographies, sommaires et annexes
— compilation en plusieurs passes
* Produire un PDF conforme pour l’archivage avec PDFLaTeX
— ghostscript
* Trucs et astuces, trouver de l’aide
* La classe AMU
— classe et extension personnelles amu_these.cls hyperendnotes.sty

Mon rôle était de les accompagner pas à pas dans la réalisation en les encourageant à résoudre leurs erreurs de compilation à l’aide des fichiers journaux (logs). J’ai réalisé tous mes ateliers avec le service Sharelatex où vous trouverez mes fichiers supports.

dépôt des thèses [1] flux de données

Traitement des données thèses à Aix Marseille Université :

Les données administratives saisies dans l’application de gestion de scolarité Apogée sont récupérées automatiquement  à chaque mise à jour, par STEP (webservice abes) et par le guichet de dépôt électronique des thèses AMU (vue sur base de données). Les données STEP sont publiées sur theses.fr en fonction leur complétude.

Les doctorants peuvent faire une demande de modification de leurs données administratives depuis l’interface du guichet. La demande est envoyée par mail au correspondant de scolarité concerné pour modification dans Apogée.

L’ouverture de l’espace de dépôt du guichet est conditionnée au renseignement de la date de soutenance dans Apogée. Le doctorant renseigne alors les résumés, les mots clés afférents à la thèse et dépose son fichier PDF. Toutes les données sont ensuite exportées dans STAR (webservice abes).

Les données STAR sont publiées sur theses.fr après validation. Les fichiers PDF sont accessibles en fonction des droit accordés pour une diffusion internet (hébergement abes) ou en accès restreint au périmètre de l’université (hébergement AMU : serveur web + EZproxy).

Flux de données thèses à Aix Marseille Université en une image [mise à jour le 27/08/2015] :

theseflux

En 2015 le guichet de dépôt s’inscrit dans le projet « faciliter l’accès aux thèses » inscrit au schéma directeur numérique de l’établissement. Lors des journées ABES 2015, avec Laure Denoix, chargée du développement de l’application, nous avons présenté un poster qui permet de visualiser le périmètre de cette application [mise à jour le 31/08/2015] :

posterJabes2015

formation des doctorants [2] dépôt électronique des thèses

Aix Marseille Université impose, depuis sa création en 2012, le dépôt légal des thèses sous forme électronique, ce dépôt s’effectue en ligne. Une information est proposée tous les ans aux doctorants de 2ème année, sous forme d’un cours en deux parties : dépôt légal (30 mn) et enjeux juridiques de la diffusion électronique des thèses (2h). Cette année, j’ai présenté la première partie alors que Philippe Mouron, maître de conférences en droit privé (AMU), prenait en charge le deuxième exposé.

Dépôt légal : rappeler l’obligation de dépôt et comment effectuer la procédure.

L’évaluation de formation n’a pas encore été dépouillée mais le temps imparti pour l’intervention sur le dépôt légal se révèle trop court pour déplier tout le propos. La seconde intervention est apparue plus claire et structurée puisque cette année elle était exclusivement concentrée sur la propriété intellectuelle.

formation des doctorants [1] ateliers thèse électronique

Chaque année, depuis 2011 pour Word et 2012 pour LaTeX, des ateliers d’aide à la création du document thèse sont organisés par la bibliothèque. En 2014, j’ai animé quatre ateliers, 2 Word et 2 LaTeX, d’une durée de 2 heures chacun. Ils accueillaient en moyenne 14 doctorants en 2ème année de doctorat. Objectif de la formation : améliorer la technique de production d’une thèse au format électronique en vue de la diffusion sur internet.

Produire une thèse avec Word : il s’agissait d’amener les stagiaires à utiliser une feuille de style lors de la phase de finalisation du document.


Produire une thèse avec LaTeX : objectiver l’investissement nécessaire pour utiliser LaTeX en s’appuyant sur une classe personnalisée. Cette atelier « débutant » est complété par une session « LaTeX avancé » de 3 heures assurée par Sophie Astier, conservateur des bibliothèques (AMU).


Suite à l’évaluation de formation, sur l’item le plus important « intérêt du stage pour votre travail quotidien », la formation Word recueille 85% de satisfaisant ou très satisfaisant contre 15% de insatisfaisant ou très insatisfaisant. La formation LaTeX recueille sur le même item, 67% de critiques positives contre 33% de critiques négatives. J’ai constaté, à chaud, un différentiel important entre les stagiaires. Même si la formation LaTeX avait pour objectif de s’adresser à tous les débutants, certains doctorants n’avaient pas la culture technique minimale pour démarrer l’apprentissage. Il faudra de toute façon adapter les futures sessions car je n’ai jamais recueilli des scores aussi bas en évaluation.