Archives mensuelles : février 2017

dépôt des thèses [2] fonctionnalités

Environ 650 thèses sont soutenues par an à Aix-Marseille Université, la fonctionnalité principale du guichet est la gestion du workflow de dépôt légal : dépôt de thèse version de soutenance/corrigée, contrôle du directeur de thèse, export vers STAR. Plusieurs dizaines d’emails peuvent être envoyés tous les jours pour alerter de l’ouverture du guichet, rappeler un retard de dépôt, demander la vérification des fichiers, signaler la validation d’un dépôt.

  • Le doctorant renseigne le titre traduit, les résumés et les mots clés, dépose ses fichiers, renseigne les droits de diffusion, télécharge son contrat de diffusion prérempli et valide.
  • Le directeur de thèse reçoit le lendemain de la soutenance un message de demande de vérification du dépôt. Il place la thèse en attente de corrections mineures/majeures ou valide.
  • En cas de corrections demandées, le guichet est réouvert pour second dépôt et retour dans le circuit de vérification (1 fois).
  • Quand tous les états sont OK, la thèse est exportée vers STAR pour traitement.

tous les états du workflow sont éditables en administration du backoffice

tous les emails du workflow sont éditables en administration du backoffice

dépôt des thèses [2] interfaces [2]

Plus d’un an après la phase de maquettage, nous avons mis en production la nouvelle version du guichet de dépôt légal des thèses AMU (6 mois de développement). Je détaille ici les éléments de l’interface et j’aborderai dans un prochain billet les aspects plus fonctionnels.

Sur la méthode, nous avons travaillé en binôme. Laure Denoix a développé l’application avec le framework Symfony alors que je réalisais les spécifications, l’interface et les tests. La simplicité d’utilisation du moteur de template Twig nous a permis de répartir les rôles et de mettre en place une vraie collaboration lors de la construction de l’application.

Interface doctorant

  1. page d’accueil
    1. rappel de l’obligation de dépôt légal
    2. procédure de dépôt et de contrôle par le directeur de thèse
    3. modalité de signalement des sujets et de diffusion des thèses
    4. sélection de la langue : français/anglais (en cours de traduction)
  2. page d’informations administratives (authentifiée)
    1. issues du système de gestion de scolarité Apogée : identité, titre de la thèses, mention du diplôme, directeur de thèse, rapporteurs, membres du jury, confidentialité
    2. informations utilisées pour le signalement du sujet en préparation et de la thèse soutenue ainsi que l’édition du diplôme
    3. doivent figurer sur la page de titre de la thèse
    4. demandes de correction de ces informations transmises automatiquement au gestionnaire de scolarité concerné
  3. page résumés et mots clés (authentifiée)
    1. renseignement du titre traduit, des résumés et des mots clés
    2. champs contrôlés pour UTF-8, pour la limite de 1700 caractères avec un compteur visuel de caractères restants/en trop
  4. page dépôt des fichiers (authentifiée)
    1. dépôt du fichier principal en PDF et des fichiers complémentaires en XML, TXT, MP4, GIF, PNG, etc.
    2. test de conformité des fichiers pour archivage PAC : interrogation du web service FACILE
  5. page de validation (authentifiée)
    1. renseignement des droits de diffusion et validation du dépôt
    2. téléchargement le contrat de diffusion pré-rempli

exemple page résumés et mots clés :

exemple page dépôt des fichiers

Interface directeur de thèse (privée)

  1. page validation par le directeur de thèse
    1. téléchargement des fichiers
    2. validation ou mise en attente de corrections

exemple page validation par le directeur de thèse

Interface gestionnaire (authentifiée)

  1. page dépôts
    1. liste cherchable, triable, sortable, exportable, de tous les dépôts
    2. visualisation des états du guichet pour chaque enregistrement
    3. export vers STAR par web service en un clic (import complet)
    4. lien vers espace de dépôt (interface doctorant)
    5. lien vers la gestion individuelle du workflow (modification, historique, ajout d’une adresse complémentaire pour le directeur de thèse, lien vers la page de validation par le directeur de thèse)
  2. page modification des libellés de l’application
  3. page modification des emails du workflow
  4. page de gestion des destinataires du workflow (gestionnaires de scolarité)
  5. page d’administration des relances du workflow (fréquence et délai)

exemple page dépôts